皆さんこんにちは。
配属されて早半年。自分が成長できたか？と言われれば正直よくわかりません。
ただ、無駄に過ごしたとも思っていません。
少しでも、業務や仕事できる人（通称：しごでき）になれるように、自分なりに仕事に対する工夫もしてきたつもりです。
今回は、業務効率化において評価が高い名著「超効率ハック」を私の解釈を入れてポイントを押さえて書いていきたいと思います！
今回は、この自身の経験と掛け合わせることで、より実用的な方法を紹介できたらと思っています！
今回は1⃣会議前 2⃣会議中 で大まかに大別し、その中ですべきことをピックアップしていきます。
1⃣－1.会議のゴールの明確化
会議を行う前に、「目指すべき状態」（ゴール）を決めると共に、その「ゴールの達成基準」も明確にすることが大事です。
例えば、「今日は○○〇について議論することが目的です」ではなく、「週末の総会議に向けてアイデアを出し尽くし方針を固める」という事にするといった感じです。
こうすることで、メンバーは何についてどの程度話せば目的が達せられるかの前提を揃えやすいです。
1⃣ー2.事前共有
事前に「テーマ」と「会議の項目」「使用資料」を共有し、更に一読する旨を伝えておくことは有用です。
もし共有が無いと、会議の場で初めて議題や内容について詳しい説明がされるため、十分な話し合いができない可能性も出てきます。
事前共有をキチンと行うことで、それぞれのメンバーが考えや意見等を各自持っておいてくれるので話し合いが進みやすくなり有意義なものとなります。
1⃣ー3.会議のセッティング
セッティングの意味は、会議の参加人数と時間配分の事を指しています。
会議をセッティングする際に「とりあえず責任者とか偉い人は呼んでおこう」と考え、どんどん人が増えていく現象は私の職場でもよく見かけます。
しかし、その程度で呼ばれた人からしたら会議への関与度も低く、何をすべきかの役割もわからず単にその場にいるだけの状態となります。
これでは、参加する意味も無く、呼ばれた人からしても自分の時間をいたずらに奪われるだけです、
もし、誰かを呼ぶ時には「会議の場に居ないと致命的に困る人」のみを呼びましょう。「とりあえず呼ぶ」は良くありません。
更に、議題毎に時間配分を決めることで生産性や無駄に長い会議を減らすことができます。
時間配分を決めることで、メンバーに対して時間に対して意識を向けさせる事が目的です。
延々と同じ議題を1時間話すより、30分程で区切ろうという前提があれば、時間短縮や話し合いの促進を推し進めることができます。
しかし、時間を決めたからと言って絶対必ずその時間内に終わらせなければいけない、という訳では無いことに注意しましょう。
あくまで、意識を向けさせることが目的という事を忘れないようにしましょう。
2⃣会議中の発言は段階的に慣れる
まず、新入社員がいきなり会議に参加するべく発言をたくさんしようと思ってもできません。
知識や経験が足りずに、何を言えばいいのかがわからないからです。また、新しいグループに入ってるので、人間関係が構築しきれておらず、言い出しにくいという点もあると思います。
そこで、「段階的」に慣れるというステップは活きてくるのです。
- ステップ①：相槌
誰かの発言に対して反応する際、「相槌」のみに集中することが重要です。
そうすることで、自身の意見を何を話そうか？と考える必要が無くなり、100％相手の話に集中できます。
本には、多少オーバーでも良いとの記載がありますが、あまりにオーバーでわざとらしいと思われかねないので、少し頷く程度には抑えています。
- ステップ②「賛成」意見の付け加え
相手の意見で賛成できる点を見つけ、意見を付け加えるだけであればハードルも下がり発言しやすくなります。
自分の場合は、相手の発言の中で同意できる所や好意的な感想が思いつけば、相手の発言の後に伝えるようにはしています。
こういった発言を徐々に増やしていければ、会議に貢献しているという自己肯定感や発言に対する恐怖も薄れてくると思います。
- ステップ③確認を入れる
誰かの発言に対して、「この意見は、つまり○○ということですよね？」「言いかえると○○ですよね？」といった確認をするというものです。
そうすることで、メンバー間の認識を一致させることができスムーズに話を進められます。
また、自分自身にとっても内容の「確認」を会議途中で入れることで、自分の理解が正しいことをチェックして話を前に進められるので安心できる、といったメリットもあります。
- ステップ④質問を入れる
前提や理解を正しくできている、と認識したうえでも会議の内容がわからない場合もあります。
その時に、自分から質問することで会議に幅を持たせられることができます。質問により、新しい考え方や知識、前提を引っ張りだすことも可能となります。
私は、現状この段階に完璧に到達しきれてはいません。しかし、少人数のチームミーティングでは質問をするように心がけをしています。
- ステップ⑤提案をする
唯一無二の回答をする必要は全くなく、「１つの可能性」さえ提示できりゃあいい、と軽い気持ちで発言をすれば大丈夫だと思います。
そもそも、新入社員に完璧な回答を求める同僚は少ないと思います。なので、思った事をズバッと言ってしまっても特に大きな問題にはならないと思います。
まとめ
みなさん、読んでみていかがでしたか？
会議の事前準備や、会議中でのステップ①～⑤を自分なりに丁寧に歩んでいくことで、少しずつ会議に参加していくことができると思います。
もちろん、簡単な話でなく自分も依然模索途中なので偉そうなことは言えません。
しかし前に歩もうと行動する事こそ大事です。お互い頑張っていきましょう！
では、さようなら。
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